PRINCIPII GENERALE SI VALORI ALE COMPANIEI

 

  1. Profesionalismul si integritatea
  2. Responsabilitatea
  3. Orientarea catre client
  4. Transparenţa eficienta si calitatea
  5. Integritatea
  6. Lucrul in echipa

 

     S.C. ARHIVDEPO INTERNATIONAL SRL s-a infiintat in anul 2014, avand ca principal obiect de activitate prestarea serviciilor specifice in domeniul arhivistic(Cod CAEN 9101),

Conform Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996 ,a Legii 138/2013 precum si a Ordinului Ministrului Afacerilor Interne nr.137/2013.

 

SC  ARHIVDEPO INTERNATIONAL Srl este autorizata de catre ARHIVELE NATIONALE pentru urmatoarele servicii arhivistice :

  1. Pastrarea si conservarea documentelor prin Autorizatia nr. 171/09.10.2015
  2. Prelucrare arhivistica a documentelor prin Autorizatia nr. 86/14.06.2016
  3. Legatoria documentelor prin Autorizatia nr. 94/23.06.2016

    

Etapele standard ale arhivarii documentelor

   

  1. Transportul la/de la client si furnizarea de cutii de arhivare standard (L370mmx310mmx250mm) in care incap 4+5 bibliorafturi cu 7+8mm grosime
  2. Ordonare dosare dupa termene de pastrare si alte criterii(an,tip etc)
  3. Preluare in custodie pe baza de proces verbal si transportul arhivei la depozit
  4. Receptie fond arhivistic in depozit si intocmirea bazei de date
  5. Depozitare unitati arhivistice pe rafturi

 

       ARHIVDEPO detine un spatiu special amenajat doar pentru aceasta activitate care

poate adaposti circa 35.000 metri liniari de arhiva sau peste 120.000 cutii de arhivare (aprox. 610.000 bibliorafturi) precum si 235 mp pentru receptie,birouri,camere de studiu.

 

     Incepand din toamna anului 2015 S.C. ARHIVDEPO INTERNATIONAL SRL intra pe piata serviciilor care efectueaza operatiuni specifice prelucrarii documentelor de arhiva oferind servicii de transport cutii,livrare cutii catre beneficiar,ordonare documente, impachetare dosare in cutii, creare baza de date, depozitare cutii in arhiva . Intreaga activitate este subordonata constant profesionalismului, eficientei maxime, performantei si responsabilitatii calitatii muncii.

 

Prin ce ne vom diferentia de concurenta : planul nostru de investitie in afacere pe termen lung si foarte lung, eficienta in planificarea logistica care ne ajuta la practicarea unor costuri minime si avantaje maxime pentru clientii nostri implicati in respectarea standardelor de siguranta conform legislatiei si totodata in eficientizarea spatiilor pe care le detin .

 

   Obligatiile legale ale clientilor nostri detinatori de arhiva sunt urmatoarele :

 

  1. Alocarea unui spatiu special destinat arhivarii care trebuie sa fie la parter, cu sistem de ventilatie,uscat,fara tevi de apa,fara lumina exterioara si bine inchis( impotriva insectelor,rozatoarelor etc)
  2. Amenajarea acestui spatiu cu rafturi montate la 10-15cm de sol, toate dosarele/bibliorafturile/documentele organizate in cutii, iluminare, back-up pentru baza de date(info despre cotinutul cutiilor precum si locatia fiecarei cutii pe rafturi).
  3. Dotarea acestui spatiu cu sisteme de preventie(detectoare foc,fum) alarma, dezumidificatoare, sisteme de stingere a incendiilor, asigurare.
  4. In caz de relocare ocuparea unui spatiu suplimentar pentru arhiva
  5. Angajarea/desemnarea si salarizarea unei persoane insarcinate cu aceasta activitate
  6. Riscurile asociate gestionarii interne(incendiu,securitate redusa, pierderi,rataciri ale documentelor)

 

    ARHIVDEPO va ofera urmatoarele beneficii :

 

  • reducerea spatiului necesar activitatii firmei si automat a chiriei;
  • eliminarea cheltuielilor cu constituirea si intretinerea arhivei firmei;
  • eliminarea timpului de arhivare al documentelor si, automat, degrevarea de responsabilitate a unei persoane care ar fi desfasurat aceasta activitate;
  • imbunatatirea designului birourilor firmei, prin eliminarea rafturilor pline cu documente. Oare cum ar arata birourile firmei dvs. daca, in loc de rafturile înalte pana la tavan, ar fi o planta ornamentala ?
  • gasirea mult mai usoara a documentelor necesare prin indexarea acestora in functie de date sau alte criterii pe care le doriti dvs.
  • pastrarea documentelor in conditii optime de atmosfera, cu eliminarea umiditatii (si automat a mucegaiului), a efectului daunator al razelor ultraviolete si a rozatoarelor.
  • paza permanenta a documentelor dvs.
  • protectia documentelor impotriva incendiilor.
  • un timp foarte scurt de raspuns din momentul solicitării unui document din arhiva si pana in momentul livrării la firma dvs.

 

Procesul de prelucrare arhivistica se poate desfăşura fie la sediul companiei beneficiarului, fie la sediul Depozitului ARHIVDEPO INTERNATIONAL SRL.

Prelucrarea arhivistica se desfăşoară conform Legii Arhivelor Naţionale numărul 16/1996, cu modificările aduse de Legea 138/2013 şi implică mai multe etape :

  • Desprăfuirea documentelor ;
  • Gruparea documentelor pe termene de păstrare în funcţie de indicativele din Nomenclatorul arhivistic.(documentele vor fi sortate pe departamente, servicii, birouri etc pe ani de întocmire, iar în cadrul anului în ordine cronologică, alfabetică) ;
  • Documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesupt;
  • Se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele şi însemnările personale, plicurile şi actele care nu au legatură cu problemele din dosar etc.
  • Documentele din fiecare dosar se leagă în coperţi de carton, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor;
  • Dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250 – 300 file; se pot constituii dosare cu număr variat de file, dar nu mai puţin de 100 de file (planşele A1 şi A3 se echivalează cu 6, respectiv 2 file). În cazul depăşirii acestui număr, se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar;
  • Filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;
  • Pe coperta dosarului se înscriu: institutia, compartimentul creator, numărul de dosar din inventar, indicativul din nomenclator, cuprinsul unităţii arhivistice, datele extreme (ziua, luna şi anul) ale documentelor din dosar, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare;
  • Pe o foaie nescrisă adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, se face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine … file”, în cifre şi , între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării;
  • Inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele cu termen de păstrare permanent şi în 3 exemplare pentru documentele cu alte termene de păstrare;
  • Inventarierea se face electronic şi pe suport de hârtie.

 

Serviciile de legatorie documente oferite de ARHIVDEPO INTERNATIONAL  , prin specialişti, respecta standardele impuse de legislaţia in vigoare: documentele sunt legate cu sfoara de cânepa in coperti de carton mucava si sunt grupate cronologic in dosare ce conţin maximum  250 – 300  de pagini etc. In cazul depăşirii a 300 file – unitatea arhivistică se va împărţi în volume ţinându-se cont de aspectul cronologic sau alfabetic stabilit de creatorul de documente.
In afara respectării stricte a standardelor de legătorie, va garantăm atenţie maximă la detalii si rigoare in aplicarea cerintelor specifice ale beneficiarului.

Activitatea de legatorie se executa cu echipa specializată si constă in desfăsurarea următoarelor operatiuni:
– selectionarea documentelor pe compartimente
– curătarea dosarelor ce urmează să fie legate, respectiv desprăfuirea acestora
– ordonarea cronologică a documentelor cuprinse in fiecare dosar se face pe baza nomenclatorului arhivistic (dacă există). In cazul in care clientul nu are nomenclatorul arhivistic constituit, acesta poate fi creat sub indrumarea specialistilor din firma noastră.

– indepărtarea acelor, clamelor, agrafelor metalice, capselor, filelor nescrise si a sinelor de indosariere
– inscriptionarea pe cotor a continutului pe scurt, anul, luna si in anumite cazuri volumul
– inscrierea pe coperta dosarului a datelor si informatiilor dorite de beneficiar, de exemplu: denumirea unitătii si a compartimentului creator, numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, numărul de file, volumul si termenul de pastrare
– legarea documentelor din fiecare dosar in coperţi de carton, in asa fel incat sa se asigure citirea completa a textului
– coaserea dosarului se face cu aţă specială de legătorie prin 3-5 găuri, urmand apoi lipirea acesteia de carton cu aracet.
Certificarea dosarului se face atasand o foaie alba la inceputul sau la finalul dosarului, iar la cererea beneficiarului pe foaia nescrisa se poate face urmatoarea certificare: “Prezentul dosar contine…file în cifre şi , între paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificarii. La final, dosarele se vor preda pe baza de proces verbal beneficiarului.

 

Motive pentru care sa optati pentru ARHIVDEPO

Prezentare depozit

Structura este din beton armat cu tamplarie metalica si usi antifoc, inchiderea laterala fiind cu panouri termoizolante cu structura metalica usoara.
Depozitul este dotat cu rafturi (tip arhiva) din metal.
Arhiva fiind formata din documente scrise, se asigura un microclimat corespunzator, caracterizat prin temperatura cuprinsa intre 15-24oC si umiditati relative de 50-60%, masurarea si urmarirea parametrilor se face cu aparate de control (termometre si higrometre) iar citirile sunt consemnate zilnic intr-un registru.

Siguranta si protectie

Depozitul este construit si utilat astfel incat sa asigure conditiile necesare pentru pastrarea corespunzatoare a documentelor si protectia acestora contra agentilor de deteriorare (praf, lumina solara, solicitari la uzura mecanica, variatii de temperatura si umiditate, surse de infectie sau intretinere a agentilor biologici, pericol de foc, inundatii  sau infiltratii de apa).
Pentru umiditate crescuta si infiltratii de apa exista avertizoare pe baza de senzori.
Contra incendiilor sunt prevazute sisteme de alarmare omologate de pompieri, precum si sisteme de stingere a focului.

Securitate 24/24

Paza este asigurata non-stop de o firma specializata, iar monitorizarea se face cu ajutorul sistemelor antiefractie (camere video, senzori de miscare si vibratii si centrala conectata la dispeceratul firmei de paza).
Accesul se face pe baza cartelelor de proximitate, informatiile fiind stocate pe server.