Conform Legii Arhivelor Naţionale Nr.  16/1996 cu modificările şi completările ulterioare, Procedura de Prelucrare Arhivistică a documentelor impune operaţiuni obligatorii de efectuat:

  1. Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (pe grupe de dosare)  în ordine cronologică, potrivit problematicii şi după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deţinut de creatorul de documente
  2. Desprăfuirea şi decapsarea documentelor
  3. Ordonarea documentelor in cadrul unei unităţi arhivistice (în cadrul unui dosar)
  4. Legarea documentelor în coperţi  formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file), etichetarea  acestora şi înscrierea conţinutului pe cotor.
  5. Numerotarea filelor  pentru toate documentele şi Certificarea documentelor cu termen de păstrare permanent
  6. Inventarierea documentelor atăt pe suport de hârtie cât şi electronic (document word).
  7. Conservarea documentelor în Cutii standard de arhivare (cf legii), (cutii etichetate în baza opis  conţinut) = 4cutii/ml
  8. Organizarea iniţială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului
  9. Consultanţa pentru şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat)
  10. Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale
  11. Reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecţionare din Registrul de intrări-ieşiri;
  12. Predarea arhivei şi a inventarelor pe bază de proces verbal creatorului de documente.

Preţul per metru liniar pentru fiecare operaţiune de prelucrare arhivistică făcută  la depozitul ARHIVDEPO (numai însoţită de conservare & depozitare)  este:

nr OPERAŢIUNI PRELUCRARE ARHIVISTICĂ

Euro
/ml

curs eu

Lei
/ml

1 Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (dosare) 21.28 4.7 100.00
2 Desprăfuirea şi decapsarea documentelor 4.26 4.7 20.00
3 Ordonarea documentelor în cadrul unei unităţi arhivistice (dosar) 6.38 4.7 30.00
4 Legare în dosare cu coperţi de hârtie duplex şi etichetare (33 dosare/ml)

10.64

4.7 50.00
5 Numerotarea filelor  pentru toate documentele şi Certificarea documentelor 10.64 4.7 50.00
6 Întocmirea inventarelor 4.26 4.7 20.00
7 Cutii standard de arhivare (cf legii), (în care se face conservarea documentelor, cutii etichetate in baza opis  conţinut) = 3cutii/ml 4.68 4.7 22.00
8 Organizarea iniţială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului (daca este necesara)
9 Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare 21.28 4.7 100.00
10 Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare
11 Reactualizarea inventarelor 2.13 4.7 10.00
12 Predarea arhivei şi a inventarelor 0 4.7 0
  TOTAL / ML 85.53
eu
  402.00
lei

Preţul  total / ml pentru operaţiunile mentionate mai sus începe de la 402,00 lei/ml de arhivă prelucrată. (sau 14,40 lei/dosar prelucrat şi legat incluzând conservare în cutii etichetate si selectionare) şi variază în funcţie de complexitatea lucrărilor efectuate. Într-un metru liniar sunt aproximativ 28-30 dosare a câte 3 cm la cotor fiecare (250-300 file).

Personalizând oferta, pentru servicii efectuate la sediul beneficiarului, preţul începe de la 8-10 lei/dosar (sau 240 – 300 lei/ml arhiva) şi variază în funcţie de complexitatea lucrărilor efectuate, pentru următoarele servicii:

  • Prelucrarea Simplă a Documentelor (fără legare în dosare şi fără cutii de arhivare, doar folosind bibliorafturile beneficiarului pentru aceste operaţiuni; fără selecţionarea documentelor, consultanţă la întocmirea lucrărilor de selecţionare şi reactualizarea inventarelor)
  • Selecţionarea Documentelor
  • Legarea Documentelor

În cazul în care nu deţineţi Nomenclatorul Arhivistic, întocmirea acestuia de către personalul specializat Arhivdepo poate fi făcută la preţul de 150- 500 lei (în funcţie de câte servicii, departamente, direcţii sunt existente în firmă).

În cazul în care, se doreşte legarea documentelor în coperţi de mucava (conform legii), preţul coperţilor de arhivare este :

  • Coperţi A4 din mucava cu 3 găuri la cotor                                                                    1,92 lei/buc
  • Coperţi A3 din mucava cu 3 găuri la cotor                                                                    3,78 lei/buc
  • Coperţi A3 din mucava caşerate cu pânză crudă albastră de legătorie                  19,15 lei/buc

Preţul cutiilor de arhivare ( L=330mm x l=250mm x h=320mm) este de 1,17 euro/cutie (5.50lei/cutie) – cutie rezistenta cu toti peretii dublati si fund in 4 foi.

Pentru Transportul/Transferul  arhivei (arhive cantitativ mici) de la beneficiar la depozit, Arhivdepo percepe o taxa de 2 lei /Km. Altfel, pentru arhive cantitativ mari, transportul/transferul arhivei va fi facut de un Contractor Extern, pretul pentru transport si manipulare (incarcare/descarcare) va fi negociat cu acesta la contractare.

Conservarea şi depozitarea se face conform Legii Arhivelor Nationale nr 16/1996, pe termene de păstrare :

  1. 10 ani pentru documente economico-financiare
  2. 50 ani pentru ştatele de plată şi alte documente de personal (decizii, tabele, procese verbale), documente privind politica externă, documente ale societăţilor comerciale cu capital privat, documente fiscale
  3. 75 ani pentru dosare de personal
  4. 90 de ani pentru documente privind afaceri criminale, documente notariale şi  judiciare
  5. 100 ani pentru documentele medicale,registre civile, documente referitoare la   siguranţa şi integritatea naţională

Pentru Depozitare, chiria lunară este de de 4.70lei/ml arhivă (1 metru liniar de arhiva cuprinde fie 3 cutii de arhivare standard care contin documente legate in dosare sau 4 cutii de arhivare standard care contin documente arhivate in bibliorafturi).

Daca se doreste conservarea si depozitarea documentelor in depozitul Arhivdepo:

nr CONSERVARE SI DEPOZITARE ARHIVA

Euro
/ml

curs eu

Lei
/ml

1 Chirie lunară depozitare  = 4 cutii/ml pentru arhivare bibliorafturi  1 4.7 4.70
2 Cutii standard de arhivare (cf legii) = 4cutii/ml 4.68 4.7 22.00
3 Ordonarea cutiilor conform standardelor de arhivare 4.00 4.7 18.80
4 Întocmire Opis cutie de arhivare (4cutii/ml) 4.00 4.7 18.80
5 Etichetarea cutiei de arhivare (4cutii/ml) 2.00 4.7 9.40
6 Predarea inventarelor pe suport de hartie sau electronic in document word

(Mentionăm ca 1 cutie standard de arhivare cuprinde 3 bibliorafturi de 8 cm la cotor sau 5 bibliorafturi de 4 cm la cotor)

Consultarea arhivei se poate face in sala de lectură a Arhivdepo.

  • Cost extragere cutie/document (inclusiv returnare) = 2 Eur/cutie (9.40 lei/cutie)
  • Căutare document, scanare şi transmitere fax/mail = 3 Eur/document (14.1 lei/document)  – numai pentru documentele identificabile (nr.doc,data, valoare,nume) maxim 10pag/document

În baza preţurilor menţionate mai sus, ARHIVDEPO  va prezenta o Ofertă Personalizată în funcţie de cerinţele concrete de arhivare ale beneficiarului. Oferta este negociabilă in funcţie de volumul arhivei beneficiarului şi de complexitatea lucrărilor efectuate.

ARHIVDEPO nu este plătitor de TVA.

Vă mulţumim,
Echipa ARHIVDEPO