ARHIVDEPO   va asigura ca fondul arhivistic va parcurge următoarele etape :

  1. Transportul la client şi furnizarea de cutii de arhivare standard (L=330mm x l=250mm x h=320mm) în care încap 4bibliorafturi cu 7- 8mm grosime
  2. Ordonare dosare după termene de păstrare şi alte criterii(an,tip etc)
  3. Preluare în custodie pe baza de proces verbal semnat de către un reprezentant al beneficiarului şi prestatorului şi transportul arhivei la depozit
  4. Recepţie fond arhivistic în depozit şi întocmirea bazei de date
  5. Depozitare unităţi arhivistice pe rafturi.

Gestionarea curentă a depozitului de arhivă va urmări :

  • Verificarea condiţiilor optime de temperatură,umiditate şi luminozitate pentru conservarea unităţilor arhivistice ;
  • Verificarea intergrităţii mijloacelor speciale de protecţie a documentelor
  • Monitorizare planului de măsuri de întreţinere a depozitului(desprăfuire, dezinsecţie şi dezinfecţie periodică)

Activitatea de curierat a documentelor beneficiarului din depozitul ARHIVDEPO va avea în vedere următoarele :

  • Beneficiarul solicită în scris (email/fax) o cutie menţionând datele de indentificare ale acesteia din evidenţe;
  • Prestatorul identifică cutia şi operează ieşirea din depozit în Registrul de depozit şi introduce fişa de control în locul cutiei ce urmează să părăsească depozitul;
  • Prestatorul transportă cutia la sediul beneficiarului şi o predă pe bază de proces verbal în termen de 48 ore;
  • Prestatorul organizează transportul pentru preluarea cutiei spre rearhivare după notificarea în acest sens de către beneficiar.

 

Activitatea de scaning şi emailing a documentelor va fi organizată astfel :

  • Beneficiarul solicită în scris(email/fax) , pe baza evidenţelor privind fondul arhivistic depozitat, un document menţionând numărului cutiei şi date de identificare a documentului;
  • Prestatorul identifică documentul ,îl scanează şi îl transmite prin email/fax într-un interval de 12 ore de la primirea solicitării.

Reprezentanţii beneficiarului delegaţi pot consulta documentele proprii şi la sediul depozitului de arhivă într-un spaţiu special modern amenajat(sală lectură).