Arhivdepo oferă creatorului de documente următoarele Servicii/Produse:
PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ garantată de ARHIVDEPO, conform Legii Arhivelor Naţionale Nr. 16/1996 şi normelor în vigoare (atât la sediul beneficiarului cât şi la sediul depozitului ARHIVDEPO) presupune activităţi de:
- Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (dosare) în ordine cronologică, potrivit problematicii şi după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deţinut de creatorul de documente
- Desprăfuirea şi decapsarea documentelor
- Ordonarea documentelor în cadrul unei unităţi arhivistice (dosar)
- Legarea documentelor în coperţi formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file) şi etichetarea acestora şi înscrirea pe cotor a datelor aferente
- Numerotarea filelor pentru toate documentele şi Certificarea documentelor
- Inventarierea documentelor atât pe suport de hârtie cât şi electronic (document word).
- Organizarea iniţială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului
- Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat)
- Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale;
- Reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecţionare din Registrul de intrări-ieşiri;
- Predarea arhivei şi a inventarelor, pe bază de proces verbal, creatorului de documente.
Întocmirea NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC de către personalul specializat Arhivdepo
CONSULTAREA ARHIVEI se poate face în sala de lectură destinată beneficiarului din cadrul depozitului. Personalul Arhivdepo pune la dispoziţie documentele solicitate.
TRANSPORTUL arhivei beneficiarului se face cu mijloacele auto aparţinând flotei Arhivdepo.
CONSERVAREA ŞI DEPOZITAREA arhivei se face conform Legii 16/1996 pe termene de păstrare :
- 10 ani pentru documente economico-financiare
- 50 ani pentru ştatele de plată şi alte documente de personal (decizii, tabele, procese verbale), documente privind politica externă, documente ale societăţilor comerciale cu capital privat, documente fiscale
- 75 ani pentru dosare de personal
- 90 de ani pentru documente privind afaceri criminale, documente notariale şi judiciare
- 100 ani pentru documentele medicale, registre civile, documente referitoare la siguranţa şi integritatea naţională
Pentru conservare şi depozitarea arhivei se folosesc cutii de arhivare standard, conform normelor în vigoare, cu dimensiunile: L=330mm x l=250mm x h=320mm.
Serviciile/produsele oferite de ArhivDepo pentru conservarea documentelor in vederea depozitării sânt:
- Cutii standard de arhivare (cf legii) = 4cutii/ml
- Întocmire Opis cutie de arhivare (4cutii/ml)
- Etichetarea cutiei de arhivare (4cutii/ml)
- Întocmirea inventarului fondului arhivistic (a cutiilor de arhivare)/ml
- Predarea arhivei şi a inventarelor, pe bază de proces verbal, creatorului de documente
PERSONAL CALIFICAT
Pentru gestionarea eficientă a documentelor, ARHIVDEPO asigură personal calificat în sistematizarea fondurilor arhivistice şi întocmirea instrumentelor de evidenţă (procese verbale de predare-primire, ghid de depozit, etc), precum şi dacă este cazul, al Nomenclatorului Arhivistic al creatorului de documente.
