Obligatiile legale ale firmelor creatoare si detinatoare de documente
In afara aspectelor organizatorice bine cunoscute, arhivarea documentelor comporta si importante aspecte legale ce nu trebuie ignorate de nicio companie. Concret, firmele care emit si/sau pastreaza documente trebuie sa respecte prevederile Legii Arhivelor Nationale, Legea nr. 16/1996. Capitolul III din Legea Arhivelor Nationale este dedicat in intregime obligatiilor ce revin creatorilor si detinatorilor de documente, acoperind problematicile urmatoare: Evidenta documentelor, Selectionarea documentelor, Pastrarea documentelor si Depunerea documentelor la Arhivele Nationale.
In ceea ce priveste Pastrarea documentelor, de interes general sunt punctele (1), (2) si (4) ale articolului 12, care stabilesc obligativitatea asigurarii unor conditii corespunzatoare de pastrare a documentelor, inclusiv spatii special amenajate pentru arhiva si dotarea cu sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
- Art 12 (1): Creatorii si detinatorii de documente sunt obligati sa pastreze documentele create sau detinute in conditii corespunzatoare, asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege.
- Art 12 (2): Persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente sunt obligate sa le pastreze in spatii special amenajate pentru arhiva. Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate de catre Arhivele Nationale sau serviciile judetene ale Arhivelor Nationale, dupa caz, numai daca au spatii prevazute pentru pastrarea documentelor.
- Art 12 (4): Depozitele de arhiva vor fi dotate, in functie de formatul si de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pastrare si de protejare a acestora, precum si cu mijloace, instalatii si sisteme de prevenire si stingere a incendiilor.
Prevederile legale privind Selectionarea documentelor si Depunerea dosarelor de selectionare la Arhivele Nationale trebuie de asemenea respectate de orice firma creatoare si/sau detinatoare de documente. Mai multe informatii despre toate obligatiile legale ce va revin gasiti in legislatia arhivistica.
Respectarea legislatiei din domeniul arhivarii
Studierea textului Legii Arhivelor Nationale arata ca responsabilitatile ce revin in calitate de creator si detinator de documente sunt destul de multe si complexe. Practic, procesul arhivistic documentelor necesita cunostinte de specialitate, iar depozitarea arhivei trebuie sa respecte o serie de standarde de siguranta ce nu lasa loc improvizatiilor. ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
Totodata pe langa obligatiile legale, trebuie avut un interes strict managerial de a pastra documentele firmei ordonandu-le, astfel incat sa poata fi accesate/studiate usor oricand este nevoie de ele. ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
O posibila solutie este construirea sau amenajarea unui depozit care sa respecte standardele in vigoare si implicit angajarea unei persoane cu autorizari in domeniul arhivistic. Experienta arata insa ca aceasta nu este si o solutie practica, investitia financiara fiind considerabila. ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
Astfel, externalizarea serviciilor de arhivare este solutia moderna ce merita reconsiderata. O firma de arhivare autorizata are personalul de specialitate capabil sa ordoneze documentele firmei in functie de termene de pastrare si alte criterii arhivistice, dar si dupa criterii specifice companiei. De retinut ca arhivarea documentelor poate varia de la o institutie la alta, dar nu este recomandat sa varieze in cadrul aceleiasi institutii, de la un department la altul. ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
Concret, specialistii in arhivistica ai unei firme de arhivare profesioniste vor indeplini pentru o companie urmatoarele activitati:
- depozitarea in cutii de arhivare special create pentru conservarea arhivei pe termen lung, cu respectarea Nomenclatorului arhivistic si a conditiilor impuse de lege;
- ordonarea documentelor in dosare/bibliorafturi si inscrierea de informatii pe coperta/cotor pentru usurinta in identificarea ulterioara;
- realizarea unui raport de continut prin preluarea informatiei de pe dosar si inregistrarea intr-un sistem informatic de evidenta a arhivei; acest sistem faciliteaza si luarea deciziilor de selectionare la timp a documentelor, conform legii.
- ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
In ceea ce priveste depozitarea sigura a arhivei, evident ca este mult mai simplu contactarea unei firme de conservare si depozitare care detine spatii de depozitare autorizate, decat pornirea propriul demers de autorizare si amenajare. ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
Concluzionand, beneficiile externalizarii serviciilor de arhivare si depozitare arhiva ar fi :
- evaluarea gratuita a situatiei curente de catre un specialist in arhivistica;
- ordonarea corecta a arhivei pentru asigurarea accesului rapid la documente;
- pastrarea arhivei in spatii autorizate si avizate;
- reducerea costurilor pe termen lung.
- ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !
Criteriile arhivarii documentelor contabile
Arhivarea corecta a documentelor contabile in cutii de arhivare trebuie sa respecte o serie de reguli importante:
1.Dosarele in care sunt ordonate documentele contabile nu trebuie sa contina alte tipuri de documente (ex. State de plata, dosare de personal) intrucat au termene de pastrare diferite;
2.In cutie trebuie sa se regaseasca un singur an calendaristic pentru a asigura selectionarea la timp a arhivei conform legislatiei in vigoare.
3.Fiecare dosar/biblioraft(unitate arhivistica) trebuie sa cuprinda informatii relevante pentru continut pe coperta/cotor pentru a fi usor identificabile ulterior depozitarii (ex. Facturi, dec. 2014).
4.In cazul in care compania dispune de puncte de lucru/sucursale este important sa se regaseasca denumirea locatiei pe dosar.
Criteriile enuntate anterior sunt importante pentru o buna organizare si depozitare a arhivei, dar mai ales pentru o reintoarcere rapida in cazul accesarii.
Mai mult, serviciile oferite de profesionisti aduc la pachet numeroase alte beneficii. Spre exemplu, la ARHIVDEPO, clientii sunt anuntati in timp util cu privire la cutiile cu documente arhivate al carui termen de pastrare expira. Acest lucru elimina riscul generarii unor costuri suplimentare cu depozitarea cutiilor expirate.
De asemenea, profesionistii in arhivistica asigura in mod gratuit evaluarea arhivei, propunand solutii pentru distrugerea confidentiala si organizarea eficienta a documentelor companiei.
Criterii de alegere a furnizorului potrivit de servicii de arhivistica
Criteriul de baza in alegerea unui furnizor de servicii de arhivarhivistica ar trebui sa fie detinerea autorizatiei din partea Arhivelor Nationale si a autorizatiilor PSI, pentru a avea garantia de conformitate legala si calitate. In afara acestei conditii de baza, criterii importante sunt experienta furnizorului de servicii, pregatirea de specialitate a personalului, dar si infrastructura detinuta.
In vreme ce pe piata din Romania activeaza multe firme ce ofera servicii de arhivare, o cercetare atenta arata ca doar putine dintre ele fac fata onorabil unei selectii dupa toate criteriile amintite. Sugestiv in acest sens este, de exemplu, faptul ca exista doar cateva firme in Romania care detin un spatiu special construit pentru depozitarea arhivei cum este depozitul firmei ARHIVDEPO, spatiu de depozitare a arhivelor in masura sa asigure urmatoarele facilitati:
- Temperatura si umiditate monitorizate si controlate non-stop
- Infrastructura proiectata pentru a rezista la miscari seismice cu magnitudine mari
- Sisteme de alarma, paza permanenta, monitorizare CCTV non-strop
- Autorizatie PSI pentru depozitare arhiva si toate certificarile ISO
- Planificarea logistica efectuata de specialisti
- Confidentialitate
- Personal calificat pentru managementul arhivei
Pe langa autorizari de functionare si infrastructura avansata, ARHIVDEPO indeplineste cu success si criteriile experientei, reputatiei si pregatirii de specialitate a personalului.
Ca o concluzie, externalizarea serviciilor de arhivare catre o firma profesionista va poate scuti de amenzile usturatoare pe care le riscati prin incalcarea prevederilor legale, dar si de bataia de cap pe care o presupune managementul volumelor mari de documente in spatii care pot genera profituri si nu cheltuieli . ARHIVDEPO va rezolva aceasta problema !