Conform Legii Arhivelor Naţionale Nr.  16/1996 cu modificările şi completările ulterioare, Procedura de Prelucrare Arhivistică a documentelor impune anumite operaţiuni de efectuat:

  1. Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (pe grupe de dosare)  în ordine cronologică, potrivit problematicii şi după termenele de păstrare ale Nomenclatorului Arhivistic deţinut de creatorul de documente
  2. Desprăfuirea şi decapsarea documentelor
  3. Ordonarea documentelor in cadrul unei unităţi arhivistice (în cadrul unui dosar)
  4. Legarea documentelor în coperţi  formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file), etichetarea  acestora şi înscrierea conţinutului pe cotor.
  5. Numerotarea filelor  pentru toate documentele şi Certificarea documentelor cu termen de păstrare permanent
  6. Inventarierea documentelor atăt pe suport de hârtie cât şi electronic (document word).
  7. Conservarea documentelor în Cutii standard de arhivare (cf legii), (cutii etichetate în baza opis  conţinut) = 4cutii/ml
  8. Organizarea iniţială a arhivei – întocmirea Ghidului Depozitului
  9. Consultanţa pentru şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat)
  10. Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale
  11. Reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecţionare din Registrul de intrări-ieşiri;
  12. Predarea arhivei şi a inventarelor pe bază de proces verbal creatorului de documente.

Preţul per metru liniar pentru operaţiunile de prelucrare arhivistică făcute  la depozitul ARHIVDEPO   , în funcţie de complexitatea lucrării si conform detalierii, începe cu:

  1. Prelucrare arhivistică (fără selecţionare): 898,00 lei/ml arhivă
  2. Prelucrare arhivistică fără ordonarea documentelor în cadrul unei unităţi arhivistice: 748,00 lei/ml arhivă
  3. Selecţionarea arhivei (deja prelucrate şi inventariate): 450 lei/ml arhivă
  4. Selecţionarea arhivei (neprelucrată arhivistic): 700 lei/ml arhivă şi cuprinde ordonarea documentelor pe termene de păstrare, inventariere, legare în pachete, întocmirea lucrărilor de selecţionare
nr OPERAŢIUNI PRELUCRARE ARHIVISTICĂ

Euro
/ml

curs eu

Lei
/ml

1 Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (dosare) 40,00 5,00 200,00
2 Decapsarea documentelor 10,00 5,00 50,00
3 Ordonarea documentelor în cadrul unei unităţi arhivistice (dosar) 30,00 5,00 150,00
4 Legare în dosare cu coperţi de hârtie duplex şi etichetare (28-30 dosare/ml)

50,00

5,00 250,00
5 Numerotarea filelor  pentru toate documentele şi Certificarea documentelor 10,00 5,00 50,00
6 Întocmirea inventarelor 30,00 5,00 150,00
7 Cutii standard de arhivare, (cutii cu capac, în care se face conservarea documentelor) = 3cutii/ml (6,00 lei/cutie) 3,60 5,00 18,00
8 Opisarea cutii conform opis continut 4,00 5,00 20,00
9 Etichetare cutii conform opis continut 2,00 5,00 10,00
10 Întocmirea lucrărilor de selecţionare 50,00 5,00 250,00
11 Consultanţă/Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare 20,00 5,00 100,00
12 Inventarierea Inventarierea documentelor supuse selectionarii cu mentionarea termenului de pastrare / Reactualizarea inventarelor, în urma selectionării, la arhivă aflată deja în depozitare 40,00 5,00 200,00
 Predarea arhivei şi a inventarelor 0 5,00 0

Mentiune: valoarea totala a lucrarii este negociabila in functie de lungimea arhivei

Preţul  total / ml al operaţiunile de prelucrare arhivistică începe de la 898,00 lei/ml de arhivă prelucrată. (sau 32,10 lei/dosar prelucrat şi legat incluzând conservare în cutii etichetate – costul procedurii de selectionare va fi calculat separat in functie de operatiunile necesare) şi variază în funcţie de complexitatea lucrărilor efectuate. Într-un metru liniar sunt aproximativ 28-30 dosare a câte 3 cm la cotor fiecare (250-300 file).

Personalizând oferta, pentru servicii efectuate la sediul beneficiarului, preţul începe de la 35 lei/dosar (sau 980 lei/ml arhivă) şi variază în funcţie de complexitatea lucrărilor efectuate, pentru următoarele servicii, cum ar fi:

  • Prelucrarea Simplă a Documentelor (fără legare în dosare şi fără cutii de arhivare, doar folosind bibliorafturile beneficiarului pentru aceste operaţiuni; fără selecţionarea documentelor, consultanţă la întocmirea lucrărilor de selecţionare şi reactualizarea inventarelor)
  • Selecţionarea Documentelor
  • Legarea Documentelor

În cazul în care nu deţineţi Nomenclatorul Arhivistic, întocmirea acestuia de către personalul specializat Arhivdepo poate fi făcută  cu preţul începând de la 1.000 lei (în funcţie de câte servicii, departamente, direcţii sunt existente în firmă).

În cazul în care, se doreşte legarea documentelor în coperţi de mucava (conform legii), preţul coperţilor de arhivare este :

  • Coperţi A4 din mucava cu 3 găuri la cotor                                                                    de la 25 lei/buc
  • Coperţi A3 din mucava cu 3 găuri la cotor                                                                    de la 30 lei/buc

Preţul cutiilor de arhivare ( L=330mm x l=250mm x h=320mm) este de 1,22 euro/cutie (6,00lei/cutie) – cutie rezistenta cu capac.

Pentru Transportul/Transferul  arhivei (arhive cantitativ mici) de la beneficiar la depozit, cu auto Arhivdepo (capacitate aprox. 40-45 ml arhivă) percepem o taxa de 3 lei /Km, dar nu mai puţin de 200 lei /cursă. În cazul în care este necesară manipularea arhivei (încărcare şi descărcare) taxa este de 25 lei/ora/persoana (nu mai puţin de 100 lei/persoană) minim 2 persoane pe cursă.
Transportul cu auto Arhivdepo se face numai în Bucureşti şi zonele limitrofe.
Pentru arhive cantitativ mari, transportul/transferul arhivei va fi făcut de un Contractor Extern, preţul pentru transport şi manipulare (încărcare şi descărcare) va fi negociat cu acesta la contractare.

La Arhivdepo Conservarea şi depozitarea se face conform Legii Arhivelor Nationale nr 16/1996 si a  Legea nr. 82/1991, republicată, pe termene de păstrare :

  1. dar nu mai putin de10 ani pentru documente economico-financiare (incluzand cele cu termen de pastrare de 5 ani)
  2. 50 ani pentru ştatele de plată, documente privind politica externă, documente ale societăţilor comerciale cu capital privat, documente fiscal
  3. 75 ani pentru dosare de personal, contracte de munca, conventii civile de prestari servicii

Pentru Depozitare, chiria lunară este de de 5,00lei/ml arhivă – 1eu/ml arhivă (1 metru liniar de arhiva cuprinde fie 3 cutii de arhivare standard care conţin documente legate în dosare sau 4 cutii de arhivare standard care conţin documente arhivate în bibliorafturi.

Dacă se doreşte numai conservarea şi depozitarea documentelor în depozitul Arhivdepo:

nr CONSERVARE SI DEPOZITARE ARHIVA

Euro
/ml

curs eu

Lei
/ml

1 Chirie lunară depozitare  = 4 cutii/ml pentru arhivare bibliorafturi, la care se adaugă conservarea arhivei platibilă în baza procesului verbal de predare-primire a lucrării de conservare 1 5,00 5,00
2 Cutii standard de arhivare (cf legii) = 4cutii/ml 4.80 5,00 24,00
3 Ordonarea cutiilor conform standardelor de arhivare 4.00 5,00 20,00
4 Întocmire Opis cutie de arhivare (4cutii/ml) 4.00 5,00 20,00
5 Etichetarea cutiei de arhivare (4cutii/ml) 2.00 5,00 10,00
6 Predarea inventarelor pe suport de hartie sau electronic in document word

(Mentionăm ca 1 cutie standard de arhivare cuprinde 3 bibliorafturi de 8 cm la cotor sau 5 bibliorafturi de 4 cm la cotor)

Consultarea arhivei se poate face in sala de lectură a Arhivdepo cu ZERO costuri.

  • Cost extragere cutie/document (inclusiv returnare) = 2 Eur/cutie (9.40 lei/cutie)
    • Dacă este necesar transportul documentului/cutei cu documente la sediul beneficiarului se va adauga taxa de transport.
    • Cost Căutare document, scanare şi transmitere fax/mail (daca sant necesare) =0,5lei/pagina  – numai pentru documentele identificabile (nr.doc,data, nume, cutie, etc)

Preluarea documentelor companiei achiyitoare se va face în baza unui proces verbal şi a unui contract semnate de ambele părţi contractante.

În baza preţurilor menţionate mai sus, ARHIVDEPO  va prezenta o Ofertă Personalizată în funcţie de cerinţele concrete de arhivare ale beneficiarului. Oferta este negociabilă in funcţie de volumul arhivei beneficiarului şi de complexitatea lucrărilor efectuate.

ARHIVDEPO nu este plătitor de TVA. (În cazul în care dacă, pe perioada de derulare a contractui, Arhivdepo International va deveni plătitor de TVA, atunci la valoarea contractului se va adăuga valoarea TVA-ului, iar Achizitorul va fi informat in scris asupra acestui fapt.)

Vă mulţumim,
Echipa ARHIVDEPO